Um geschäftliche Daten strukturiert zu speichern und zu archivieren, empfiehlt sich ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Es ersetzt unübersichtliche Archive und überfüllte Aktenschränke. Ein Enterprise-Contentmanagement-System (ECM) geht noch einen Schritt weiter. Mithilfe des Systems legen Nutzer digitale Workflows an, um wiederkehrende Unternehmensprozesse zu automatisieren.

Was bedeutet digitaler Workflow?

Der digitale Workflow beschreibt einen sich wiederholenden elektronischen Arbeitsverlauf. Einsetzbar ist er insbesondere in der Buchhaltung und im Rechnungswesen, ohne dass man dafür Programmierer sein muss. Um Bewerbungen, Bestellungen oder Eingangsrechnungen zu bearbeiten, empfiehlt es sich, einen digitalen Workflow einzurichten.

Das Automatisieren wiederkehrender Prozesse hat mehrere Vorteile:

• Einzelne Arbeitsschritte sind nachvollziehbar, sodass Anwender jederzeit den Fortschritt von Projekten überprüfen können.
• Anwender verteilen Belege nicht mehr manuell. Eine KI analysiert die Daten und übernimmt die relevanten Informationen ins DMS- oder ECM-System. Es leitet sie an die vordefinierte Stelle weiter. Dadurch entfallen doppelte Geschäftsprozesse.
• Die Anwendung der Managementsysteme verhindert, dass sich Fehler durch menschliches Versagen einschleichen.
• Anwender verfolgen Dokumente im System, sehen den Bearbeitungsstand ein und können genau nachvollziehen, wer die Datei wann bearbeitet hat.
• Unternehmen sparen wertvolle Zeit bei der Bearbeitung von repetitiven Aufgaben.
• Da aufwendige Verwaltungsaufgaben entfallen, können sich Mitarbeiter ihren wesentlichen Aufgaben zuwenden.
• Die Systeme funktionieren abteilungsübergreifend. Das erleichtert das gemeinsame Bearbeiten und die Abstimmung untereinander.
• Durch klar definierte Rollen und Abläufe erhöht sich die Bearbeitungsgeschwindigkeit. Unternehmen sparen wertvolle Ressourcen und Zeit.
• Durch die regelmäßige Überwachung der Abläufe haben Anwender von DMS- und ECM-Systemen die Möglichkeit, die Automatisierung stetig zu erweitern.

In welchen Bereichen richten Nutzer digitale Workflows ein?

Bei der Einführung digitaler Workflows denken Unternehmen zunächst an die Bereiche Buchhaltung und Personalwesen. Hier fallen zahlreiche täglich wiederkehrende Routineaufgaben an, darunter die Verwaltung und das Abspeichern von Dokumenten mit einem DMS. Ein ECM-System geht noch einen Schritt weiter. Es integriert Inhalte in Workflows, um die Arbeit effizienter zu gestalten. Gleichzeitig erleichtert es die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen.

Digitale Workflows dienen dazu, diese Prozesse zu optimieren:

• Eingang von Bewerbungen und Rechnungen
• Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten
• Bestellungen im B2B-Bereich abwickeln

Fazit: Unternehmen profitieren von der Einführung digitaler Workflows

Digitale Workflows erleichtern den Arbeitsalltag. Das Automatisieren wiederkehrender Prozesse spart Zeit und Ressourcen. Abläufe im Unternehmen werden transparenter.