Mit der richtigen Buchhaltungssoftware können Unternehmen den Arbeitsaufwand für die Buchhaltung stark verringern und somit Kosten einsparen. Zudem verschafft die Software jederzeit einen Überblick über die aktuelle finanzielle Situation. Gerade für kleinere Unternehmen ist es wichtig, die Forderungen und Verbindlichkeiten zu jedem Zeitpunkt im Blick zu haben. Dabei hat gerade, was die webbasierte Buchführung betrifft, das Angebot an zur Verfügung stehenden Anwendungen in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Ein Grund dafür sind die zahlreichen Vorteile, die eine Online-Buchführung für die betreffenden Unternehmen besitzt. Welche das sind, erklären wir hier.
Was bedeutet Online-Buchführung?
Eine Online-Buchführung, auch als webbasierte Buchführung bezeichnet, wird mit Anwendungen durchgeführt, die komplett im Internetbrowser funktionieren. Somit ist es nicht erforderlich, ein bestimmtes Programm auf dem Rechner des Anwenders zu installieren. Die Verbindung zur Anwendung wird über den Internetbrowser hergestellt. Dieser verbindet sich direkt mit dem Server des jeweiligen Anbieters, wobei auch die Daten auf diesem Server gespeichert werden.
Da die Anwendung komplett auf dem Server des Anbieters installiert ist, benötigt das Unternehmen selbst für eine webbasierte Buchführung keinerlei Speicherkapazitäten. Der hierdurch gesparte Speicherplatz kann so für andere Bereiche genutzt werden. Dazu können die Programme unabhängig vom Betriebssystem sowie den Leistungen des Rechners genutzt werden. Einzige Systemvoraussetzung ist ein funktionierender Internetbrowser. Um eine reibungslose und zügige Bedienung zu ermöglichen, sollte das Unternehmen über eine stabile und ausreichend schnelle Internetverbindung verfügen.
Weltweiter Zugriff möglich
Über die entsprechenden Zugangsdaten können Mitarbeiter weltweit von jedem Rechner aus auf das Buchhaltungsprogramm zugreifen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Mac, Linux oder Windows-PC handelt. Somit ist eine webbasierte Buchführung besonders dann interessant, wenn mehrere Filialen damit arbeiten sollen oder die Mitarbeiter in einem Home-Office tätig sind. Auch externe Steuerberater oder Buchhalter haben jederzeit einen direkten Zugriff auf die hinterlegten Daten. Dies ermöglicht zusätzliche Kosteneinsparungen, da der Steuerberater bereits alle benötigten Unterlagen parat hat. Unternehmen können dabei genau festlegen, welche Personen Daten lediglich betrachten und welche auch Buchungen und Änderungen durchführen dürfen. Die meisten Anbieter stellen mittlerweile auch mobile Anwendungen zur Verfügung, sodass die Software auch von mobilen Endgeräten aus genutzt werden kann. Zusätzlich kann die Buchhaltungssoftware mit anderen Tools verbunden werden, etwa mit einer Archivierungssoftware.
Damit die Buchführung allen Anforderungen genügt, ist es unbedingt notwendig, dass die verwendete Software immer nach den neuesten gesetzlichen Regelungen und Vorschriften arbeitet. Dabei bietet eine webbasierte Buchführung den Vorteil, dass alle erforderlichen Backups direkt vom Anbieter durchgeführt werden. Somit werden Fehler aufgrund eines versehentlich nicht erfolgten Backups ausgeschlossen. Das Programm ist jederzeit auf dem aktuellen Stand und die Mitarbeiter können sich voll auf die durchzuführenden Buchungen konzentrieren. Des Weiteren spricht für eine webbasierte Buchführung, dass alle Daten automatisch durch den Anbieter gesichert werden. Somit müssen Unternehmen keine eigene Datensicherung einrichten und es besteht keine Gefahr, dass es zu einem Verlust der Daten kommt.
Kosteneinsparungen durch eine Online-Buchhaltung
Ein wichtiges Entscheidungskriterium für die Auswahl der Buchhaltungssoftware ist der Preis. Für kleinere Unternehmen, Selbstständige oder Freiberufler, deren Anforderungen nicht allzu hoch sind, gibt es sogar kostenlose Programme im Netz. Bei den wesentlich umfangreicheren kostenpflichtigen Programmen weichen die Preise je nach Anbieter recht deutlich voneinander ab, daher lohnt sich ein genauer Preisvergleich in jedem Fall. Meist werden eine einmalige Gebühr für die Einrichtung sowie eine jährliche Lizenzgebühr erhoben. Ein Vorteil ist hierbei, dass die Jahresgebühr nur einmal bezahlt werden muss – unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter auf die Software zugreifen. Dagegen ist der Zugriff bei nicht webbasierten Programmen häufig auf eine bestimmte Mitarbeiterzahl begrenzt oder es muss eine teurere Server-Variante gekauft werden.
Fazit
Wie in vielen anderen Bereichen ist auch die webbasierte Buchführung stark im Kommen. Unternehmen, die sich für eine solche Buchhaltungssoftware interessieren, sollten in jedem Falle prüfen, ob sich eine solche Lösung für sie eignet. Gegenüber einer rechnerbasierten Software hat die Online-Buchführung einige Vorteile, die Leistungen der angebotenen Lösungen werden zudem immer umfangreicher.
