Musik ist ein fester Bestandteil nahezu jeder Feierlichkeit – sie schafft Atmosphäre, verbindet Menschen und gibt dem Anlass einen emotionalen Rahmen. Doch wo Musik erklingt, sind oft auch Urheberrechte betroffen. Die GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) wacht über die Rechte von Musikschaffenden in Deutschland und sorgt dafür, dass sie für die Nutzung ihrer Werke angemessen entlohnt werden. Wer Musik in einem öffentlichen Rahmen abspielen möchte, muss dies vorher melden und entsprechende Lizenzgebühren entrichten. Das gilt unabhängig davon, ob es sich um Live-Musik, einen DJ oder eine digitale Wiedergabeliste handelt.

Entscheidend ist dabei die Abgrenzung zwischen privater und öffentlicher Veranstaltung. Diese ist keineswegs immer eindeutig. Gerade bei Familienfeiern mit vielen Gästen, Firmenjubiläen oder Vereinsfesten verschwimmen die Grenzen. In den vergangenen Jahren kam es immer wieder zu medienwirksamen Fällen, in denen Veranstalter unerwartet Post von der GEMA erhielten – oft verbunden mit Nachforderungen, weil eine vermeintlich private Feier als öffentlich eingestuft wurde. Eine genaue Einordnung ist also unerlässlich, um rechtliche Konflikte oder zusätzliche Kosten zu vermeiden. Dieser Text gibt einen strukturierten Überblick darüber, wie die GEMA private und öffentliche Veranstaltungen unterscheidet und welche Regelungen für Musiknutzung dabei gelten.

Was versteht die GEMA unter einer öffentlichen Veranstaltung?

Nach den Maßgaben der GEMA und in Anlehnung an § 15 des Urheberrechtsgesetzes (UrhG) gilt eine Veranstaltung dann als öffentlich, wenn sie für eine unbestimmte Anzahl von Personen zugänglich ist – also nicht auf einen persönlichen, abgeschlossenen Kreis beschränkt bleibt. Dabei ist unerheblich, ob Eintritt verlangt wird oder die Veranstaltung öffentlich beworben wurde. Ausschlaggebend ist vielmehr, ob die Teilnehmenden in einer persönlichen Beziehung zum Veranstalter stehen. Ist dies nicht der Fall, wird die Veranstaltung in der Regel als öffentlich eingestuft.

Diese Definition betrifft zahlreiche Anlässe: Betriebsfeiern, Vereinsveranstaltungen, Stadtteilfeste oder auch Jubiläumsfeiern mit offenem Gästekreis. Schon wenn Mitarbeiter samt Familienangehörigen eingeladen werden, kann dies ausreichen, um den privaten Rahmen zu sprengen. Die GEMA folgt in ihrer Bewertung einer sehr weitreichenden Auslegung des Öffentlichkeitsbegriffs, die auch kleinere Veranstaltungen betreffen kann. Es genügt, dass Gäste ohne enge persönliche Bindung teilnehmen oder der Zugang nicht streng beschränkt wird.

Private Feiern und die Ausnahmen bei der GEMA-Pflicht

Im Gegensatz dazu gilt eine Feier dann als privat, wenn sie im geschlossenen Kreis stattfindet – also nur enge Familienmitglieder und Freunde eingeladen sind, die in einer persönlichen Beziehung zum Veranstalter stehen. Typische Beispiele sind Geburtstage, Hochzeiten oder Tauffeiern, bei denen die Gästeliste klar begrenzt ist und keine Außenstehenden Zugang haben. Voraussetzung ist, dass die Musik ausschließlich im privaten Rahmen abgespielt wird, ohne dass Dritte erreicht oder einbezogen werden.

Auch bei gemieteten Räumen bleibt eine Feier unter bestimmten Bedingungen privat. Entscheidend ist, dass die Nutzung nicht über die private Sphäre hinausgeht. Bei einer privaten Hochzeitslocation in Düsseldorf hingegen, die ausschließlich einem persönlich bekannten Kreis zugänglich gemacht wird, entfällt in der Regel eine Verpflichtung zur Anmeldung bei der GEMA. Allerdings ist Vorsicht geboten: Bereits das Teilen von Fotos oder Videos mit Musikuntermalung in sozialen Medien kann eine urheberrechtlich relevante öffentliche Wiedergabe darstellen – insbesondere wenn keine technischen Einschränkungen zur Sichtbarkeit vorhanden sind.

Zusätzlich wichtig: Streamingdienste wie Spotify, Apple Music oder Deezer dürfen laut Nutzungsbedingungen nicht für öffentliche Veranstaltungen verwendet werden – selbst wenn sie in einem geschlossenen Raum stattfinden. Diese Plattformen sind für den persönlichen Gebrauch lizenziert. Wer also Musik über solche Dienste bei einer größeren Feier nutzt, bewegt sich in einer rechtlichen Grauzone, auch wenn keine GEMA-Pflicht vorliegt. Für vollständig lizenzfreie Musik gelten andere Regeln, sofern sie aus seriösen Quellen stammt und eindeutig zur öffentlichen Nutzung freigegeben wurde.

Firmenfeiern und Vereinsveranstaltungen als öffentlich eingestuft

Anders gestaltet sich die Lage bei Feiern, die von Unternehmen, Organisationen oder Vereinen ausgerichtet werden. Auch wenn der Zugang nur über persönliche Einladungen erfolgt, betrachtet die GEMA solche Veranstaltungen oft als öffentlich, speziell, wenn es sich um Mitarbeiter, Kunden oder Vereinsmitglieder handelt. Die Einladung an einen größeren Personenkreis außerhalb der engen Privatsphäre genügt in vielen Fällen, um eine GEMA-Pflicht auszulösen. So muss für die Firmenfeier in Berlin, bei der Beschäftigte und deren Angehörige mit Musik und Tanz unterhalten werden, in der Regel eine Anmeldung erfolgen. Der Veranstalter ist in diesem Fall verpflichtet, die musikalischen Inhalte vorab bei der GEMA zu melden und gegebenenfalls eine Lizenzgebühr zu entrichten. Das gilt unabhängig davon, ob ein DJ gebucht oder eine Playlist abgespielt wird.

Welche Rolle spielt die Art der Musiknutzung?

Ob es sich um Live-Musik, einen DJ oder das einfache Abspielen einer Wiedergabeliste handelt – die Art der Musiknutzung beeinflusst zwar die Höhe der Gebühren, nicht jedoch grundsätzlich die Pflicht zur Anmeldung. Sobald urheberrechtlich geschützte Werke öffentlich genutzt werden, greift das GEMA-Recht. Der Umfang der musikalischen Begleitung, etwa als Hintergrundmusik oder Hauptattraktion, wird bei der Gebührenberechnung berücksichtigt. Auch technische Details wie Raumgröße, Eintrittsgelder oder Anzahl der Musiktitel fließen in die Ermittlung ein. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Pop, Jazz oder Klassik handelt. Entscheidend ist, ob die Rechte an den gespielten Stücken von der GEMA vertreten werden. Einzige Ausnahme: vollständig lizenzfreie Musik, die ausdrücklich zur öffentlichen Nutzung freigegeben wurde.

Wie erfolgt die Anmeldung bei der GEMA?

Die Anmeldung bei der GEMA erfolgt in der Regel online über ein entsprechendes Formular. Dort werden Angaben zur Art der Veranstaltung, zur erwarteten Gästezahl, zum Veranstaltungsort und zur geplanten Musikauswahl gemacht. Eine rechtzeitige Anmeldung, idealerweise mindestens zwei Wochen vor dem Event, ermöglicht einen reibungslosen Ablauf. Nach der Anmeldung berechnet die GEMA anhand der übermittelten Informationen die entsprechende Gebühr. Wer die Veranstaltung nicht anmeldet und dennoch Musik nutzt, läuft Gefahr, nachträglich zur Kasse gebeten zu werden – oft mit zusätzlichen Kosten in Form von Nachzahlungen und Verwaltungsgebühren.

Was passiert bei Verstößen gegen die GEMA-Pflicht?

Wird eine meldepflichtige Veranstaltung nicht ordnungsgemäß bei der GEMA registriert, kann dies juristische und finanzielle Folgen haben. Die GEMA ist berechtigt, Auskunft über nicht gemeldete Veranstaltungen einzuholen, insbesondere wenn Hinweise auf eine öffentliche Musiknutzung vorliegen. In solchen Fällen wird eine Nachforderung gestellt, die mit einem zusätzlichen Bearbeitungsaufwand verbunden ist. Je nach Schwere des Verstoßes kann auch eine rechtliche Auseinandersetzung drohen. Der Nachweis der privaten Natur einer Veranstaltung liegt dabei beim Veranstalter. Ohne klar dokumentierte Gästeliste oder nachvollziehbare Einladungskriterien kann die Argumentation im Zweifel schwierig werden.

Fazit

Ob eine Feier privat oder öffentlich ist, beeinflusst maßgeblich die Verpflichtung zur Anmeldung bei der GEMA und die damit verbundenen Gebühren. Während private Anlässe im engen Familien- oder Freundeskreis meist nicht unter die GEMA-Pflicht fallen, gelten Veranstaltungen von Unternehmen, Vereinen oder bei weitreichenden Einladungen in der Regel als öffentlich. Der genaue Rahmen der Feier, der Gästekreis und die Art der Musikwiedergabe entscheiden darüber, ob eine Lizenz notwendig wird. Eine frühzeitige Auseinandersetzung mit den Kriterien der GEMA schützt vor unnötigen Kosten und rechtlichen Auseinandersetzungen. Gerade bei größeren Feiern mit unklarer Abgrenzung sollte die Situation im Vorfeld geklärt werden – auch wenn die Musik nur als stimmungsvolle Untermalung gedacht ist. Die Unterschiede sind nicht immer offensichtlich, aber in der Konsequenz von großer Tragweite.